Une des choses les plus appréciables lorsque l'on gère une petite entreprise, c'est la faculté qu'on a d'agir rapidement. Les décisions ne sont pas retardées par les structures bureaucratiques. En fait, la plupart des décisions se prennent autour d'une table, entre les parties concernées.

Toutefois, il arrive un moment où votre entreprise risque de ne plus pouvoir conserver une telle démarche. Qui dit croissance de l'entreprise, dit communications constantes, sécurisées et fiables entre ses différents membres. Il vous faut un intranet.

	CONSEIL : Si la gestion des versions logicielles vous pose des problèmes, utilisez la fonctionnalité d'inventaire initial et final de Windows SharePoint Services pour vérifier les versions et éviter ainsi toute confusion.

Tout comme un site Web, un intranet utilise des protocoles Internet. Toutefois, il s'agit d'un réseau interne, propre à une entreprise. (Un « extranet » est aussi un site Web interne ou privé, mais ses privilèges d'accès sont étendus aux clients, partenaires et autres personnes/organismes agréés.)

Les grandes entreprises utilisent généralement des intranets. La distribution d'informations est une tâche énorme pour toute entreprise de plus de 10 000 employés. Les intranets peuvent rendre cette tâche beaucoup plus aisée.

Collaborez en ligne grâce à votre site Web privé
Avec Windows SharePoint Services, la solution intranet/extranet de Microsoft, vous pouvez créer un tableau d'affichage électronique en ligne pour votre entreprise et partager des documents.

Voici trois raisons importantes pour lesquelles votre petite entreprise devrait investir dans ce type de solution :

1. Lorsque vous avez affaire à plus d'une personne à la fois, la communication est difficile
Même les toutes petites entreprises ont des problèmes de communication. La plupart des employés découvrent ce qui se passe dans l'entreprise à travers les bruits de couloir. La teneur de ces histoires change à mesure de leur propagation, d'où des méprises et des mécontentements au sein du personnel. Si votre entreprise a recours au télétravail, que certains de vos collaborateurs travaillent sur d'autres sites, ou voyagent beaucoup ou que votre activité a un caractère entièrement virtuel, les problèmes de communication n'en sont que plus compliqués.

Pour qu'une entreprise réussisse, ses employés doivent bien en comprendre les objectifs. Les discussions concernant les objectifs à court terme et à long terme ne doivent pas être limitées aux réunions entre directeurs. Le personnel tout entier doit pouvoir comprendre et essayer d'atteindre les mêmes objectifs.

Rien de mieux qu'un intranet pour publier vos rapports, comptes-rendus et objectifs hebdomadaires et vous assurer qu'ils sont connus de tous.

Toby Ward, président du cabinet de conseil en intranet Prescient Digital Media, affirme que même les toutes petites entreprises ont besoin d'un intranet. Même si vous n'avez pas recours au télétravail, vos responsables des ventes ne sont pas toujours au bureau.

Un intranet peut vous permettre d'améliorer la communication par le biais de tableaux d'affichage, de services de messagerie électronique et de forums de discussion régis par un modérateur. Comment ?

Examinons un scénario d'entreprise typique. L'équipe de vente, composée de cinq personnes, doit préparer une présentation sur l'augmentation des ventes pour l'année fiscale à venir et la soumettre au président.

Ces cinq personnes s'enferment dans une salle de conférence, déjeunent, boivent un café et discutent pendant des heures. La première réunion consiste en un échange d'idées de trois heures. La seconde réunion commence par un examen des meilleures idées présentées lors de la réunion précédente. Les participants considèrent les forces et les faiblesses des arguments présentés. À la troisième ou quatrième réunion, ils se mettent d'accord.

L'utilisation d'un forum de discussion dans les jours précédant les réunions peut permettre d'accélérer ce processus. Les idées peuvent ainsi être débattues à l'avance et les participants arriveront aux réunions avec une vision plus claire des choses.

2. Le temps, c'est de l'argent
Oui, c'est un cliché, mais il est tout à fait vrai dans ce contexte.

Un intranet vous permet de mettre à la disposition de tous les employés des informations importantes. Même celles ayant attrait aux ressources humaines y ont leur intérêt. « Un de mes employés m'a révélé que le personnel de l'entreprise dans laquelle il travaillait auparavant a passé 45 minutes à essayer de vérifier si le prochain jour férié était payé ou pas. Le directeur du personnel était le seul à le savoir, mais il était absent. »

Commencez par publier les calendriers, les règlements et les avantages sociaux inhérents à l'entreprise. Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps. Ensuite, profitez de la caractéristique principale de l'intranet, à savoir son interactivité.

Les formulaires interactifs peuvent vous faire gagner énormément de temps. Ils vous permettent de traiter rapidement et efficacement tout ce qui concerne les demandes de vacances, les commandes, les prestations, etc.

Assurez-vous que votre intranet est bien conçu. Il ne suffit pas de publier des informations, il faut également s'assurer que ces dernières sont faciles à trouver. Faites de votre intranet un outil convivial. Ainsi, vous éviterez de frustrer les gens et vous gagnerez du temps.

3. Mieux que le courrier électronique
Pourquoi, direz-vous, ne pas utiliser le courrier électronique, les réunions ou le tableau d'affichage traditionnel pour communiquer des informations ?

Selon Ward, l'envoi de plusieurs versions du même document ou de la même présentation par courrier électronique risque de créer une certaine confusion et, parfois, de surcharger les gens de messages.

Revenons à l'équipe de vente dont nous parlions précédemment. Elle s'est mise d'accord sur trois manières d'améliorer les ventes. Elle prépare actuellement une présentation PowerPoint.

Cinq personnes travaillant sur un seul fichier PowerPoint, cela risque de produire des résultats catastrophiques. Je les entends d'ici : « Qui possède la version la plus récente ? Johnson, tes chiffres sont faux ! Je pensais qu'on avait résolu ce problème ! » Et ainsi de suite...

Grâce à l'intranet, les employés peuvent travailler sur un fichier partagé et enregistrer le fichier le plus à jour dans un emplacement central.

Ils économisent aussi de l'espace sur votre serveur. En effet, aussi anodin que cela puisse paraître, le fait de conserver des versions différentes de plusieurs fichiers sur l'ordinateur de chacun des participants signifie beaucoup d'espace d'enregistrement occupé.

Marche à suivre
Avant d'installer un intranet, vous devez connaître les fonctions qu'il doit remplir au sein de votre entreprise. Vous devez également connaître l'usage qu'en feront vos employés. Enfin, optez pour un intranet simple et convivial. S'il faut cliquer cinq ou six fois pour trouver quelque chose, c'est que la conception de votre intranet est trop complexe.

Vous devez également décider si vous voulez ou non mettre sur pied votre propre solution. Un consultant peut vous aider à créer l'intranet de votre choix. Il sera conçu en fonction de vos propres critères.

Il existe aussi des progiciels tels que Windows SharePoint Services qui permettent de personnaliser et concevoir vous-même pratiquement tout ce que vous voulez en utilisant le modèle de quelqu'un d'autre.

Il doit forcément y avoir un inconvénient dans tout cela, non ?
Avant que vos employés ne puissent utiliser l'intranet, il vous faut quelqu'un pour vous aider à en développer le contenu et à le maintenir. L'idée est de fournir aux employés des informations continuellement mises à jour. L'attribution de ces tâches dépend de la taille de votre entreprise. Si votre personnel est composé de 10 personnes seulement, une seule pourrait suffire à maintenir l'intranet.

Si votre entreprise est plus grande, il serait peut-être préférable d'opter pour des mises à jour de contenu séparées, par départements. Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devez consacrer un budget à la maintenance de votre intranet. N'oubliez pas qu'avec les ordinateurs, rien n'est jamais absolument parfait.

Vous devrez consacrer du temps à la formation de vos employés. Vous aurez peut-être même besoin d'un peu de temps pour convaincre certains de vos employés d'utiliser l'intranet. Une fois le système en place et bien compris de tout le monde, vous en retirerez des avantages considérables.