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«L'outil Microsoft Small Business Serveur 2003 améliore considérablement
notre efficacité quotidienne, valorise notre image de marque vis-à-vis de la
clientèle et facilite notre vie personnelle grâce au télétravail».
Florence Dibon, Responsable Administrative et Comptable de la société
EURO-TECH
Créée en 1990, EURO-TECH intervient essentiellement en assistance technique. Sa
vocation est de mettre au service de ses clients des équipes capables de les
assister dans le cadre de la mise en œuvre de toutes les phases de leur projet,
dans un esprit de partenariat. EURO-TECH intervient dans deux secteurs :
industriel et tertiaire. L'activité d'EURO-TECH nécessite à la fois des tâches
de recrutement, d'affectation du personnel, de suivi commercial et administratif
; et, des missions sur nos sites d'activité (France et étranger) et chez nos
clients. L'absence de passerelles pour accéder aux systèmes d'information en
phase de mobilité et la disparité des outils de gestion du personnel constituait
un handicap. «La solution Microsoft Small Business Server 2003 (Microsoft SBS
2003) a véritablement amélioré la réactivité de notre gestion : nous pouvons
désormais recevoir nos courriers électroniques et accéder à l'ensemble des
applications métiers en tout lieu, partager nos contacts et nos agendas avec
l'ensemble de l'encadrement, mais aussi visualiser en temps réel l'avancement
des projets grâce au gestionnaire de tâches Microsoft Exchange», confirme
Florence Dibon, Responsable administrative et comptable de la société EURO-TECH.
Mobilité et partage des contacts et agendas
Première réponse de la solution Microsoft Small Business Server 2003 : la
mobilité.
Que ce soit en clientèle comme à leur domicile, Florence Dibon et l'encadrement
accèdent désormais au système d'information via un simple navigateur. «L'absence
de lien avec le système d'information devenait critique lors de nos déplacements
fréquents (notamment à l'étranger avec le décalage horaire). La fonction de
profil itinérant permet aujourd'hui de présenter chez nos clients les
informations (profil et compétence de notre personnel technique) stockées dans
la base centrale Microsoft Access et d'établir par exemple les propositions
commerciales. Nous pouvons aussi recevoir et répondre à nos courriers
électroniques en tout lieu via Microsoft Outlook Web Access. Une tâche urgente
peut être exécutée en soirée ou le week-end au domicile et protège ainsi notre
vie familiale.»
Autre atout décisif, le partage des contacts et des agendas
«Chacun de nous disposait de son propre support de stockage (Palm,
répertoires et agendas papiers) et nous perdions beaucoup de temps à
retranscrire nos contacts respectifs dans le gestionnaire Microsoft Outlook géré
par notre assistante. De plus, nous n'étions jamais certains que cette liste
était à jour ni de la validité des coordonnées.» Une liste de contacts qui
devenait, par ailleurs, inaccessible en l'absence de l'assistante car la
configuration de l'outil était limité à son seul poste de travail. «Maintenant
tout ajout dans le répertoire partagé Microsoft Exchange est immédiatement
visible par chacun de nous.» Il en est de même pour les agendas. «L'agenda
partagé permet à mon assistante d'être certaine de ma disponibilité lorsqu'elle
prend un rendez-vous. De plus, nous savons à tout moment où chacun se trouve.»
Enfin, le gestionnaire de tâches de Microsoft Exchange améliore de façon
décisive la gestion des projets. «Chaque étape du cycle de vie d'un projet
(devis, acceptation par le client, etc.) s'opère à travers l'échange de
courriers électroniques qui sont désormais automatiquement stockés sous forme de
tâches partagées. Cela nous permet à tout moment de connaître l'état
d'avancement de l'ensemble des projets et de déclencher les phases suivantes.»
Une solution compatible, mobile et économique
La solution Microsoft Small Business Server 2003 s'est imposée pour quatre
raisons majeures : les fonctions de mobilité, la compatibilité avec les
applications de la suite logicielle Azur, l'ergonomie des outils et enfin le
coût de la solution conjuguaient des atouts décisifs. Le projet a en outre été
déployé en un temps record par la société Ondes Informatiques, comme le confirme
son Gérant Romain Giraud : «Nos prestations - étude préalable, déploiement du
serveur, paramétrage de l'application, réinstallation de la suite logicielle
Azur et formation - représentent au total cinq jours/homme de développement».
Une économie de temps précieuse
La solution Small Business Server 2003 déployée depuis la fin mars 2006 a d'ores
et déjà permis de réduire fortement le temps consacré aux tâches administratives
(de 30% environ). Mais l'outil recèle d'autres fonctions dont EURO-TECH entend
tirer profit très prochainement. Il est en effet prévu de déployer un VPN
(Réseau Privé Virtuel) et de mettre en œuvre l'outil de fax électronique. «La
solution Microsoft SBS 2003 est un puissant allié quotidien pour une société de
notre taille. En effet, chacun de nous cumule plusieurs fonctions tout en étant
très mobile. Les outils de télétravail, la messagerie unifiée, le partage des
contacts et agendas, mais aussi le gestionnaire de tâches Microsoft Exchange
apportent des gains précieux de temps et d'efficacité tout en facilitant nos
activités personnelles», conclut Florence Dibon.
Dernière mise à jour le mercredi 7 juin 2006
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